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行政公文写作实用教程

函写作的基本要求_行政公文写作实用教程

第四节 函写作的基本要求

函应用便利、灵活,有利于提高工作效率。因此,函的写作要掌握以下基本要求:

一、注意与其他文种的区别

函属于平行文,主要用于平级机关,或不相隶属的机关之间的公务。但是,在上下级机关的公务活动中,也并非绝对不用。与使用其他公文的区别在于:一是下级机关向上级机关请示重大事项时,用请示;而问询一般事宜,则用函。二是上级机关向下级机关部署重要工作时,一般用指示、决定、通知等;答复请示的问题时,用批复;而答复一般问题、或查询、查办、催办有关事宜,则用函或复函。三是上级机关召开重要会议时,一般都发会议通知;而召开一般性会议,或要求下级机关报送一些统计数字、单项材料之类的较小事项,则用函。()

二、内容应单一明确

函要一函一事,内容单一集中,无任何骈枝和不分轻重主次的现象。这样,受函单位便于处理,有助于提高工作效率。同时,要把商洽、询问、请求的事项写明确,切忌模糊、笼统,以免误解或往来查询,延时误事。

三、态度要诚恳,用语要得体

发函一般要求对方关照、支持,因此写作时态度要诚恳,语气要平和,讲究平等协商,文明礼貌,不露虚套和媚态。即使是上级机关向下级机关的发函,也不要居高临下、盛气凌人,应以平等商洽的口吻来写,以免引起下级的反感。复函用语要明快,以诚待人,不要显出冷漠和生硬。总之,语言要得体,恰到好处。

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