2)抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。(抄送机关要掌握的原则：①抄送要限于同文件内容有关，需对知道或协助办理的机关，既不滥报滥送，也不漏报漏送。②向上级机关的请示、报告，不可同时抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，可抄送直接上级级关，翻印或转发上级机关的文件，不要再上报上级机关。④一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件，因特殊情况必须越级，应抄送被过的上级机关。⑤受双重领导单位的请示、报告，应根据文件内容确定主送和抄送机关，上级机关向受双重领导单位的行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。)

　　位置：位于主题词下一行，左空1字用3号仿宋标识“抄送”，“抄送”后标冒号，抄送机关用顿号隔开，回行时与上1行的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。

　　3)印发机关和印发说明，是对文件制发情况的说明记载，包括文件制发单位名称、印发日期和印制份数等，位置应于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，然后在下方划一条与版心等长的横线作底线，底线下面右侧标注印制份数。位置：位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧注明印制时间，行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线，底线下面右侧标注印制份数。印制单位：一般是各级机关的办公厅(室)，使用全称或规范化简称。 印发时间：是秘书部门起印文件的时间，要完整写出年月日。 印制份数：是该份文件所印的数量。

　　注：翻印文件的说明同印刷说明大体相同，但翻印秘密文件时须经制发机关批准或授权，翻印后要向原发文机关备案，上级机关翻印下属机关文件可不受此限。版记部分三个项目的含义、标注位置及标注方法，每个项目之间都要用与版心等长的间隔横线隔开。版记部分—双称“文尾”置于公文最后一页，版记页面的最后一个要素置于最后一行。

　　三、公文的特定格式：1)信函格式 2)命令格式 3)会议纪要格式

　　第三节 公文的排版形式与装订要求

　　一、公文的排版形式公文的排版形式：是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。

　　包括：公文版头设计，版面安排，字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

　　1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定：

　　公文排版的有关问题：

　　1)公文用纸尺寸与规格： 国际A4：长297mm、宽210mm

　　2)公文的书写形式：一律采用从上至下、自左向右横写横排。(少数民族文字除外)，正文文字的每行长度与图文区宽度相等。多层次结构的标识方法： 第一级用：一、二、三…第二级用：(一)、(二)、(三)……第三级用：1 、 2、3、……第四级用：(1)、(2)、(3)

　　3)字体字号的选用：一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

　　发文机关标识使用小标宋，红色标识；大标题2号宋体，小标题3号宋体；秘密等级，缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点推荐使用3号黑体；一般的公文发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关、印发说明使用3号仿宋；签发人姓名用3号楷体。

　　4)排版规格：正文用3号仿宋，每面22行，每行28个字。

　　5)制版要求，版面干净，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不差过一毫米。

　　6)印刷要求，双面印刷、页码套正，两面误差不超过2毫米。

　　二、公文的装订要求 ：公文一律左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

　　第四节 公文的稿本

　　一、公文的稿本1、公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿。 草稿是指内容和和文字表述都还未成熟 的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。草稿的特点：尚未定型、非 正式、无效力。公文文稿按修改次数 可分为：初稿、二稿、三稿等；公文文稿按照作用和形成行点可分为：讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿。

　　2、定稿又称“原稿、底稿、正稿”是指草稿经过修改、审阅、，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿， 是机关制发文件的惟一可靠的标准稿本。

　　定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

　　二、公文的文本同一份文件，根据它们的不同用途，可分正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

　　公文文本按不同用途可分为：

　　1)正本：根据已签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。(特点：盖有发文机关印章或领导人亲笔签署，以证实文件的效力)

　　2)副本：凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。(作用：代替正本供传阅、参考和备查使用)

　　3)存本：公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。(特点：根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。存本与副本的区别：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用，副本有正本一样的效用。

　　4)修订本：是对已经发布生效的文件，在实行一段时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充的的文本，从修订本发布之日起，原文本即行失效。5)试行本、暂时本：文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。大多用于一些法律、法规类文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期实践检验，再行修订时所使用的。6)各种文字文本：包括二层意思：一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。