所谓“字母词”，是指由字母构成或其中包含字母的词语，既有诸如Internet、E-mail等外文词汇原形，又有GDP、WTO、APEC、CBD、CEO、CDMA、MBA、MPA等外文缩略形式。应当说，字母词的出现，是语言发展的必然结果，是中外文化交流的必然走向和客观需要。应当看到的是，近些年来在我国以中文为载体的大众传媒、出版物及其他公共交际领域中夹杂使用字母词的情况日益增多，并对公文写作领域产生了不可避免的渗透、交融和冲击。这在一定程度上直接影响了汉语言文字特别是公文的规范化和严肃性，也不利于公文处理质量和效率的提高。因此，在公文写作领域如何正确对待和使用字母词，是摆在每一位公文工作者面前的一个重要课题。

从实际情况来看，字母词的构成形式主要有以下几种：

(一)外文字母加汉语词(语素)。诸如γ射线、A股、AA制、B股、B超、IP卡、IC卡、O型(血)、T型(台)、T恤衫、X光、阿Q、卡拉OK、PC机、三C革命、维生素C等等。

(二)外语词语缩略形式。例如APEC、BBS、CCTV(英语译文的缩略形式)、CD、CEO、CT、DNA、DVD、GDP、GPS、EMS、ISO、SARS、VCD、VIP、WTO等等。

(三)汉语词语的汉语拼音缩写形式。诸如GB、HSK、RMB。

(四)外文字母加符号或数字。例如MP3、R&D、Win98。

(五)英文词汇原形：E-mail、Flash、Internet等。

众所周知，语言文字是人类社会最主要的交际工具和信息载体，是文化的组成部分和标志，是构建民族精神的基本元素和维系民族团结的重要精神纽带。语言文字运用的一条基本原则就是要讲究规范，不容随心所欲。有鉴于此，近些年来国家有关部门先后制定发布了一系列关于字母词使用方面的规范性文件，对于进一步维护祖国语言的规范和健康发展，传承中华民族的文化，增强民族自信心、民族认同感起到了积极的作用。特别是2010年4月份，针对机关公文中存在的字母词使用不规范现象，国务院办公厅秘书局专门印发了《关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》（以下简称《通知》），意在着力规范行政机关公文用字，加强对字母词使用的审核把关。将公文中字母词的使用问题上升到国家层面做出明文规定，这在建国以来尚属首次，具有极其重要的现实意义和深远的历史意义。

应当承认，由于字母词使用的广泛性极其所本身具有的简洁洗练特性，使之不可避免地介入公文写作领域。公文是各级党政机关传递策令、沟通信息、交流经验的书面载体，其用语必须符合规范要求，尤其是对于字母词等的使用更是如此。但实践中有些单位的公文却背离了这一原则，随意性较强。某公司制发的一份简报，其中有这样一段文字：“APEC的记者招待会结束后，我公司邀请了CCTV、STV的几名记者和MBA、MPA的研究生，讨论了中国加入WTO以后IT产业的发展前景以及IT业对GDP的影响。”显见，这样的文字出现在我们的公文中，很难让人弄清究竟是给多数人看的还是给少数人看的，究竟是给中国人看的还是给外国人看的，令人啼笑皆非，也无意影响公文的严肃性和应有的表达效果。为此，我们必须采取正确的态度，既不能因噎废食，一概排斥，也不能兼收并蓄，统统拿来。《通知》针对近年来行政机关公文中出现使用字母词逐渐增多的势头以及在一定程度上影响公文严肃性的情况，提出了规范行政机关公文用字的四点意见：一是行政机关强化依法使用国家通用语言文字的意识，在制发公文时自觉使用规范汉字，为全社会做出表率。二是各级行政机关要严格执行有关规定，制发公文时一般不得使用字母词，确需使用字母词的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或者其他有关部门审定的汉语译名。三是国务院语言文字工作部门要会同有关部门组织制定外语字母词的译写规则，对新出现的字母词及时翻译，定期向社会推荐规范译名及汉语简称。四是加强对公文中涉及字母词的审核把关，发现不符合规定和要求的，应及时予以纠正。

笔者以为，《通知》的出台非常必要和及时，所提出的四点意见也十分明确到位，切中肯綮，易于执行。要使公文写作中字母词的使用做到规范，广大公文工作者首先一定要在思想上引起高度重视，进一步强化规范意识。要以高度的政治责任感坚决贯彻执行《通知》精神，进一步加强国家语言文字法律法规的宣传工作，切实增强依法使用国家通用语言文字、慎用字母词的意识。意识支配行动，没有字母词使用的规范意识，就不会从根本上解决问题；其次要对本地区、本单位公文进行一次全面的自查自纠，建立落实国办文件要求、严格规范使用公文中涉及的字母词的规章制度；对于发现的问题，要有“下马递”的精神及时进行整改，确保“照章行事”。在此基础上，还要加强对本地区、本单位公文中使用国家通用语言文字的指导、监督、检查，对不符合要求使用字母词的情况坚决予以纠正。