传阅文件应当注意的事项：1) 传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读，再送其他有关需要阅知的对象。2)传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3)在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件时行检查，如有领导批示，要按批示意见进行处理 4)每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301

　　三、拟办、批办与承办

　　1、拟办：是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

　　拟办是收文处理中的一个重要环节，是秘书部门实现“四个转变”，在办文办事中出谋献策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的具体体现。

　　如何做好拟办工作：① 拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

　　2、批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

　　公文批办的作用：在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

　　批办的主要内容包括：①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

　　3、承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

　　承办这一环节，是收文的最后一道程序，又是发文程序的开始，是公文处理中的一个关键性的环节，它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

　　公文承办有两方面的意思： ①从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)。

　　承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点： ①对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文，不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，将有关团料一并附上，以保证领导全面掌握情况，作出正确地判断和决策。

　　四、催办、查办与注办

　　1、催办：是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

　　催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

　　催办工作一般有两种情况： ①对内催办主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行

　　或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办：主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

　　催办工作应当注意做到的几点：① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。

　　催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。

　　催办的形式其主要方法：应根据不同的怀脱胎换骨，采用口头催办、电话催办和书面催办等形式：①在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

　　公文催办存在的问题：①一些单位对公文催办工作还不够重视，缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文，拖长办文时间，给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件，承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上，给以后查考文件带来很大的困难。

　　2、查办：是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

　　一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：

　　①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；②各种会议的决办事项；③文件、电报的拟办、拟复事项；④对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；⑤领导批示或交办的事项。

　　查办与催办的异同：①相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别：(1)查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，查办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。(2)查办的问题要进行查办立项，结果要写出汇报材料及时反馈，实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

　　查办工作一般按以下程序进行：