①阅读有关材料，搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始，也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素：(1)确定查办的事由；(2)明确办理要求；(3)指明承办单位或承办人；(4)规定完成时限；(5)提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况：(1)肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；(2)否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；(3)部分肯定，部分否定。(4)事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。
3、注办：是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。
注办一般包括以下内容： ①一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。
第三节 发文办理程序
发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。
发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。
发文办理程序：1)拟稿、审核与签发 2)核发、缮印与校对 3)用印、登记与分发
发文办理的作用：是机关秘书工作的重要组成部门，是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作，处理问题起到重要的作用。
一、拟稿、审核与签发
1、拟稿：公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。
拟稿的注意事项：1)要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2)要情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅简短；3)文稿人名、地名、数字、引文要准确，日期应具体；4)如要引用某份公文，就先引标题，后引发文字号；5)涉及计量单位时，必须用国家法定的标准计量单位；6)在使用简称时，应先用全称，并加以注明；7)公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2、审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。
审核的重点：1)是否应由本机关办理 ；2)是否符合行文规则；3)内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；4)涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签；5)使用公文文种、公文格式是否规范。
公文审核六查内容：1)查是否需要行文，以什么名义行文；2)查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致，
与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；3)查要求和措施是否明确具体，切实可行；4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；5)查文字表述是否准确简练条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；6)查公文格式是否符合规定。
目前没有切实把好关的主要有几个问题：
(1)涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。
(2) 本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。
(3) 有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。
公文格式的审核主要包括：(1)查文种的使用是否恰当(2)查公文标题是否能正确体现文件内容 (3)查公文格式安排是否得当
3、签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。
需要注意的几个问题：①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文， 一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。
二、核发、缮印与校对
1、核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。
核发的内容和要求：1)文稿是否报请有关领导人审批，手续是否完备，意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等；2)文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否准确，标点、计量单位、数字的用法及文种，、格式是否符合规定；3)编排发文字号；4)对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注；5)确定分送单位和印制份数。
2、缮印：是指对已签发的公文定稿进行印制。
缮印的注意事项：1)要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落，如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2)要做到文字准确，设计美观，页面整洁，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3)不要出现末页无正文现象。 正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。4)要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5)要建立登记制度。，
3、校对：指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。
公文校对的两种方法：
① 由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。
