随着虚拟团队的兴起，书面沟通在工作中变得更加重要。当您与来自其他国家和其他文化的队友一起工作时，您很聪明地在写作时采取一些预防措施，以帮助促进您看不见的同事之间的理解和顺畅的协作。随着虚拟团队的兴起，书面沟通在工作中变得更加重要。即使电话或视频会议频繁发生，缺乏面对面的接触也意味着很多团队沟通都是书面形式。当团队变得全球化时，挑战就会升级。2016年虚拟团队报告显示，48%的成员来自不同国家，比2012年的33%，给书面沟通带来了更大的负担。全球团队的发展也使得书面沟通更加微妙和困难。除了基本语言能力的问题之外，团队还必须适应不同的文化期望，而这些期望往往是未经讨论的。被忽视的暗示可能导致误解，不良情绪，错过最后期限以及通常表现不佳。

当您与来自其他国家和其他文化的队友一起工作时，您很聪明地在写作时采取一些预防措施，以帮助促进您看不见的同事之间的理解和顺畅的协作。

对你的语气要敏感。

写作的语气反映了你对你的主题和读者的态度，它是由词语选择和句子结构等形成的。大部分时间我们都是如此匆忙，我们不再考虑我们的语气，但美国写作有时会让来自其他文化的读者感到震惊。对我们来说似乎有点商业化的东西对世界其他地方的许多人来说都显得非常粗鲁。花点时间说“请”和“谢谢”(写给其他美国人的好建议)并确保你的语气礼貌。总的来说，错误的是礼貌;最好是更正式而不是冒险伤害别人的感情。

不要对同事的语气得出结论。

出于同样的原因，你同事的语气对你来说可能听起来很奇怪。对于英语本土作家而言，语气很难掌握;对于将英语作为第二语言的人来说，这更具挑战性。如果同事写作的语气听起来太个人化，不专业或其他特殊，请考虑它可能是不同文化规范的结果，甚至只是对英语的不同用法。你可以通过互相假设来帮助预防由语气引起的问题，并采取措施澄清你认为可能成为基调的任何问题。计划在沟通方程的两边进行调整，团队将更加顺利地合作。

尽量减少使用俚语和流行语。

商业作家喜欢流行语，我们中的一些人有过错。但是当你与一个全球团队合作时，你最好使用简单的英语，至少在你知道你的海外同事对美国商业术语的熟悉程度之前。而不是写作，“让我们不要把海洋煮沸”，试着说，“让我们不要做比我们需要做更多的工作。”而不是建议团队以“低悬的果实”开始，而不是建议他们从“问题开始”很容易解决。“而不是组建一个”虎队“，如何只是汇集一些专家?如果你习惯性地(并且我们大多数人都这样做)，很难用俚语和流行语捕捉自己，但是你的海外同事会感谢你以一种易于理解的方式说出你的意思，你写作的整体质量会提高进行中。

在写作时要小心幽默。

几年前我和一位中国客户一起学习，幽默在很大程度上取决于文化。我的客户会告诉我一个故事和笑声;我会和他一起笑，但要礼貌但不知道这个笑话应该是什么。你觉得有趣的事情对你的海外同事来说可能有点奇怪甚至是粗鲁，反之亦然。坐在我的客户旁边，我可以很容易地发现他正在讲一个笑话。以书面形式发送或解释这些线索并不是那么容易，而你的幽默尝试可能会让你的读者感到困惑或者想知道你有什么问题。

轻描淡写地说“不”，并让其他人说“不”。

在某些文化中，人们对拒绝请求非常不舒服，否则说“不”。在直接拒绝可能导致人们丢脸的情况下，坏消息通常是间接交付的。克雷格·斯托蒂，跨文化商务沟通专家，讲述了与一群印第安人合作的故事。当他向他们询问他们对“不”这个词的感受时，他们回答说，使用它作为对请求的回应是“过于苛刻”。当被问到他们会说什么时，他们回答说，“我们通常说'是'。”一旦你理解了背景和内在逻辑，这似乎就不那么荒谬了。正如Storti所解释的那样，“你必须听听印度人说”是“后所说的话，因为(不是'是')是他们的回答。这就是你会被模棱两可或犹豫的地方。“后续陈述如”可能“或”我们可以尝试“或”可能有可能“表示否定答案。许多东亚同事也有各种表达不同意见的方式，而不是说“不”。他们可能提出一系列问题。他们可能会指出被问题的难度。他们可能会建议推迟或向其他人询问此问题。他们可能只是保持沉默。

无论你的海外同事在哪里，如果他们似乎在模糊地沟通或者没有直接回答问题，他们可能会试图说“不”，而不是直接说出来。不要强迫他们直接感到不舒服，而是试着改写你的问题或总结你认为你的同事意味着什么。提出替代方案，看看他们是如何收到的。随着越来越多的海外同事与美国团队合作，他们将更加适应美国常态的直接沟通方式。但在全球化的世界中，我们所有人都有义务中途相遇。

对名字要格外小心。

不言而喻，但您应该熟悉团队中每个人的名字以及客户或客户方面的任何人，并且您应该确保知道如何拼写和发音这些名称。外国名字是外国的。无论你是坐在印第安纳波利斯第一次和Cuifen和Guiren一起工作，还是你坐在上海与Britni和Mallory一起工作，外国名字看起来很有趣，直到你习惯了。

曾几何时，我在一个团队中，一位美国同事给我们的印度同事Roshan发了一封电子邮件，意思是通过电子邮件发送给我们的同事Abhishek。Roshan是团队成员，但他没有参与该项目的那部分人员。我相信这位心地善良的美国同事知道谁是谁，但这些名字对她来说仍然听起来很陌生，以至于他们没有正确地依附于她的大脑。结果，消息“随机的印度人”通过大声和清晰，并且错误使每个人都畏缩。

在名称方面，口头交流应该像写作一样注重细节。每当您与全球团队通话时，最好在您的日程安排计划中保持会议邀请，并且名称可见，直到您完全熟悉所有同事为止。

如果您对同事姓名的发音不确定，请主动提问。如果你错误地说出自己的名字，人们常常会纠正你。有一次我和一位荷兰同事一起工作几周之前，我们发现我们都在诋毁他的名字。你的同事宁愿让你问几次，也不会在每次说话的时候对你的名字进行大肆宣传。

过度沟通。

与全球团队成功沟通的关键是过度沟通，并以其他人感到舒适参与的方式这样做。如果有人写或说了一些你不理解的东西，不要猜测：花点时间澄清一下。在电话会议结束后发送会议摘要是一个很好的做法，这样每个人都可以看到已达成的协议;如果需要纠正说明中的任何内容，请务必询问同事。为问题或分歧提供一个安全的论坛将鼓励海外同事更自由地沟通。这通常意味着可以进行一对一的沟通，这样你和你的同事都不会有失去面子的风险。Marco Hellemans，一名跨境通讯顾问和专家回忆起一位印度尼西亚教授的经历，他在雅加达大学教了30年没有向班上的学生提出问题：“学生们太害怕了问一个愚蠢的问题，在同事面前欺骗自己。但他们也不想冒险让教授失去面子，如果他在问题上遇到困难的话。“在虚拟办公室也是如此。与团队成员单独签到也可以帮助建立信任，特别是在项目开始时。

这些指南似乎需要记住很多，但如果你实施它们并定期练习它们就会成为第二天性。更重要的是，如果您能够使您的全球团队顺利运作，您可能会获得更好的业务成果：越来越多的研究证实，不同的团队优于同类团队，虚拟团队的惊人优势已得到充分记录。鉴于文化多样化团队的潜在好处，更不用说与世界其他地区的人们进行合作的个人丰富，所以努力平稳与未见过的同事进行沟通是非常值得的。

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