为进一步规范机关文稿写作,提高公文质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合教育体育系统实际,特辑录机关公文写作基本要求如下。
一、几种常用文稿的写作要求
(一)通知。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。不能因为文件版头已印发文机关,而在标题中省略了发文机关,直接写发文事由和通知。通知的正文主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。根据通知种类的不同,写法上有所区别。通知的种类包括:会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等。
(二)请示。请示,是下级机关用来向上级机关请求指示,批准事项的上行公文。根据请示的不同内容与写作意图,可将其分为三类:政策性请示,一般因政策问题而制发;核准重大问题的请示,多涉及人事、机构等方面的问题;事务性请示,大多涉及机关日常工作中一些具体事项,如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救助费用、变更机构名称、新建改建办公设施、以上级名义下发文件等。
1.请示的写法 。(1)标题。一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。(2)正文。正文一般由三个部分组成:请示缘由,提出请示的原因和理由。请示事项,就是提出有关问题请求上级指示或批准,有的提出解决问题的建议和意见,供上级机关参考。提出的请示,要符合有关方针、政策,切实可行,不可矛盾上交。请示要求,应明确提出请求解决问题的方法或途径,常用“当否,请批示”、“如无不妥,请批转有关单位执行”等等。
2.撰写请示注意的事项。
(1)下级机关一般不得越级请示。报送省厅(局)、市委、市政府的公文,一般以市教育体育局名义,市直教育体育单位不得直接报送。因特殊情况(如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等)必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。
(2)不能多头请示。请示只能写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效,所请示的事项有时不被批准,如果抄送下级机关,会使下级工作人员思想混乱,不利于工作。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。报送省厅(局)、市委、市政府的请示件,分别报送至省厅(局)办公室、市委办、市政府办文电科。
(3)请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题,以免拖延处理时间,贻误工作。
(4)请示与报告要严格分开,不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中,也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因,是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处:第一,“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题;而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二,“请示”是事前行文;“报告”是事后或事情进行中行文。第三,“请示”要求上级机关给予批复;“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题,并提出解决办法和意见的报告,上级才予批转。因此,不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成,习惯成自然。
(5)在主要负责同志外出请示中,应写明外出事由、时间、地点、人员、由谁代为主持工作等情况,其中外出事由的陈述尽可能详细。带队外出时,应将参加人员名单附后;因参加会议、活动等原因外出时,应将会议通知、活动邀请函的复印件附后。
(6)报请市委市政府审批的事项,凡涉及其它单位职权的,必须充分协商,并经部门单位会签后报市委市政府;部门单位发文或几个部门单位联合发文能够解决的事项,不得要求以市委市政府或两办名义发文;提请市委市政府或两办名义发文的请示件,须附代拟稿、依据等。
(7)印发请示件须用专门的文件函头。
(三)报告。报告,是向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛,频率相当高,它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。工作报告。在某项工作进行到一定阶段,或工作已经完成时,下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容,向上级机关汇报时使用。如:关于***试点工作的报告,可以写成:基本情况、主要做法,取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况,某一问题,或工作中某些方面的状况。调研报告。是指工作中出现的许多新情况新问题,经过调查研究,提出意见建议,向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好,有推广参考价值,也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项,作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料,包括下级机关主动呈送的,或者上级机关要求报送的。
1.报告的基本格式。报告的正文一般包括三项内容:概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手:工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算(意见或建议)。结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后,另起一行空两格的位置。常用的结束语是:“特此报告”;“以上报告,请审阅”;“以上报告,请指正”“以上报告,如无不当,请予批转”。
2.报告写法要求。一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高,以偏概全,也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料,不要面面俱到,把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。
(四)会议纪要。会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
1.标题有两种情况。一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要,如《岳阳市教育体育局关于※※※会议纪要》。
2.会议纪要正文写法。一般由两部分组成。会议概况,主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。会议的精神和议定事项。党组会、局务会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:集中概述法。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
3.会议纪要称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。