3.对建议提案所提问题和建议，要有的放矢地逐条答复，不能避重就轻，答非所问，切忌讲空话、套话。建议提案中涉及问题较多的，可以仅针对单位职责范围内的问题予以答复。对几个单位协同办理的建议提案的答复，协办单位需先就职责范围内的问题和要求写出本单位答复并送主办单位，主办单位综合协办单位的答复后写出全面答复。

4.文字要简明、通顺。答复对办理过程只需简单介绍，要明确答复代表委员能办还是不能办。能办的，什么时候开始办或者现在已经办到什么程度，预计什么时候可以办好；不能办的，讲明情况，说明理由，有政策依据有要提供详细的依据。

5.答复的口气要诚恳、谦逊。一般公文行文对象是行政机关和单位，答复件的行文对象则是自然人。但这个“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大会权力的人大代表和行使民主监督权力的政协委员，办理人员在答复件的语气、用词造句方面都要非常注意，要以诚恳、谦逊的态度答复代表委员。

第二，答复件的格式要求：

1.关于发文字号。答复件要求标明发文单位代号、发文类别、发文年号、发文序号及办复结果类别等5个方面的内容。发文类别用“复”，发文字号中不提夹带“字”、“第”等字样。

2.关于答复件类别。建议提案的办复结果分为四类，分别为：“A”类：所提问题已经解决或者基本解决的；“B”类：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的；“C”类：所提问题因条件限制或其他原因目前不能解决，予以解释说明的；“D”类：所提问题留作参考的。

3.关于答复件的标题。答复人大代表建议使用标题：“岳阳市教育体育局关于岳阳市×届人大×次会议第××号建议的答复”；答复政协委员提案使用标题：“岳阳市教育体育局关于政协岳阳市×届×次会议第××号提案的答复”。

4.关于答复件正文的抬头称呼。建议答复件使用“×××代表”，联名的建议也只写一个领衔人；提案答复函使用“×××委员”或“××单位”，联名的提案只写一个领衔人。

5.关于答复件的开头语。建议答复件，开头语采用“您（等×位代表）在××会议上提出《××》（的建议）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”字样，则标题引用后不再重复文字“的建议”；提案答复件，开头语采用“您（等×位委员）在××会议上提出《××》（的提案）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”或“提案”字样，则标题引用后不再重复文字“的提案”。提倡把办理过程简要写进第一自然段，如领导如何重视，何时召开有关会议研究，何时深入实地调研等，让代表委员了解政府办理此建议（提案），具体做了哪些工作。

6.关于落款。落款必须在成文日期上加盖市教育体育局公章，二级机构不能行文答复代表委员。

7.关于附注及抄送等。附注要求注明联系人和联系电话。联系人可以是本单位办公室主任或承办建议提案的具体经办人。建议（提案）答复函除答复代表（委员）外，还要抄送市政府督查室、市人大联工委（市政协提案委）。

（八）领导批示件回复。以市委书记批示件为例：

1.标题。关于某某事情的书记批示件办理情况汇报。

2.签发。承办责任人（单位主要负责人）亲笔签发（签字位置：与标题平行右侧方）。

3.称呼。一份称呼为：荣华书记；一份称呼为：市委督查室。

4.正文。报书记的回复件起始句为：“收到您关于某某事情的批示（编号：  ）……”;送市委督查室的备案件起始句为：“收到《市委主要领导批示件办理情况督查通知书》（岳批查〔2016〕  号）后……”；上述回复件要有调查经过、有来件人对办理工作的意见、结论清晰、文字凝练。

二、公文的专用语

（一） 常用的专用语。开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

（二）正确使用专用名称。公文常用的称谓词：第一人称：我（本）局（部、所、院、校、委、站）；第二人称：你（贵）局（馆、委、处、办）；第三人称：该单位（部门、系、院、所、局）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧义的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如教育部、国家体育总局、省教育厅、省体育局、市委、市人大、市政府、市政协（市政协的全称为“政协岳阳市委员会”）、市委宣传部、市发改委、团市委（注意“团”字在前面）、市特校、岳阳中学（一般不称为“市岳阳中学”）、岳阳电大（不能称为“岳阳市电大”）、岳阳电视台（不能称为“岳阳市电视台”）、市一职专、局基教科等等。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。

关于岳阳经济技术开发区、南湖新区、屈原管理区，目前还没有约定俗成的规范化简称，所以在公文中一般应写全称，不能分别简称为“经开区”“新区”“屈原区”。

关于乡镇学校，一般不能用简称，如汨罗市屈子祠镇中心小学，不能简称为“汨罗屈子祠中心校”等。

（三）规范受文单位名称。

1.全市教育体育系统：各县市区教育局、体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。

2.全市教育系统：各县市区教育局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。

3.全市体育系统：各县市区体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各体育单位，机关各科室。

制定表格或者公文表述中，需罗列各单位名称的，除有特殊要求或规定的，一般要按电话簿中的排序进行排列。

三、序号、标点符号、字体例析

(一)序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

4 .序号如加括号，如（1）（2）等不再加标点符号。

5．用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。

6．用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。

7．在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。