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2016年自考公文写作与处理考点:催办

  公文的催办是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。要求做到紧急公文跟踪催办;重要公文重点催办;一般公文定期催办。防止积压、延误。建立催办制度,是避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施。

  公文的催办工作一般有以下两种情况:

  一是对内催办。主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是对要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

  二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

  催办工作应当注意做到以下几点:

  (1)要明确催办范围。无论是对内催办还是对外催办,都只是针对那些必须进行催办的公文,而不是说所有的公文都要催办。

  (2)要将催办落实。由于催办是公文处理工作中一项必要的制度,是收文办理中的一个重要环节,所以必须坚持做好。对一些特别重要的紧急的公文,机关领导还应当亲自过问进行查办;即使对一些普通急件、平件也应当由秘书部门或者指定专人负责进行催办。

  (3)要建立和加强公文催办工作的组织机构。在一般较小的机关,由于公文数量比较少,组织机构比较简单,就可以由办公室的文书工作人员来负责进行催办,而在一些大的机关,由于公文数量较多,机构设置较复杂,所以可以考虑设立一个专门负责总催办的机构和人员,各部门也可以指定一名文书工作人员负责进行催办工作。

  催办工作应根据不同的情况,灵活采用口头催办、电话催办和书面催办等形式,其主要方法有:

  (1)在机关内部,尽可能由催办人员上门当面催询,了解有关公文的承办情况,也可利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

  (2)对外机关,可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询,或用发便函、催办单等方式进行催办。

  (3)如果为了便于掌握情况,由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时,就可以利用收文登记簿将必须催办的文件登记,注明承办时间,在办理答复以后,立即填上复文号,然后通过经常检查登记簿来掌握文件催办工作的进展情况。对于一些大的机关来说,由于他们在工作中所形成的文件数量比较多,设专人进行文件登记时,可以考虑使用催办登记簿或者催办单(见表11—8),将那些必须进行催办的文件逐一进行登记,使用催办单时,可以按照承办的时限或者承办单位来进行排列,凡是已经办理完毕的文件,就可以在催办单上填写办理的情况,并将该份催办单抽出,放在另一个地方,以便于检查。

  公文的催办工作,虽然已引起许多单位的重视,建立和健全了—些关于催办工作的制度,如有的单位正式行文规定,各部门、各单位收到急需办理的文件,要及时办理(限制在2-3天或一周之内),井将办理意见或结果回复有关单位,一般的公文应在半个月之内办理完毕。总的说来,公文的催办工作较之过去已有所加强,但仍存在一些值得注意的问题,主要是:

  (1)一些单位对公文催办工作还不够重视,缺乏健全的制度和相应的措施。对公文催办工作抓得不紧,对公文的办理情况心中无“数”。

  (2)对需要尽快办理的公文,由于“关”、“卡”甚多,人为地拉长了办文的时间,有些文件拖上一两个月甚至半年仍不见办理结果,给工作造成不必要的损失和影响。

  (3)有些办理完毕的文件,承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上。有的只是简单、笼统地写上“已办”二字,到底是如何办的,什么时间办的,看不出究竟来,给以后查考文件带来很大困难。

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