公文,即公务文书。公文有广义狭义之分。广义上讲,公文是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。狭义上讲,主要是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务时所使用的文书。
按照《党政机关公文处理工作条例》规定,党政机关公文应是:党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
本书所指公文多属党政机关公文,其概念可从以下四个方面来解释:
(一)公文出自于党政机关
公文是各级党政机关在处理公务和行使职权中形成的文书,既不同于办理私人事务的文字材料,也与其他常规公文有所不同,其制发主体必须是各级党政机关。
(二)公文一旦发布实施,就必须执行
由于党政机关是依据党和国家有关法律、章程、条例、决定所建立的正式组织,它所发布的公文体现制作单位的法定权威和意志,有关单位和部门必须遵照执行,即党政机关公文具有合法效用和行政效力。
(三)公文是实施领导、履行职能、处理公务的工具党政机关通过公文管理党务、政务、组织工作,或传达党和国家方针政策,或公布法规和规章,或指导、布置、商洽工作,请示或答复问题,报告、通报和交流情况,等等。
(四)公文必须按照规范的体式和程序进行撰写、处理公文与其他文章、文学作品、科技资料等有所不同,它有法定的体式,需要经过一定的处理程序,而且只能在特定范围内使用。