一切发出的文件,均应进行登记。发文登记的作用与收文登记一样,主要是为了便于对文件的管理和查找等。
发文登记一般采用簿册式登记的形式,每年一本,便于保存,也便于查找。多数机关采用这种形式。
(1)内收发的发文登记簿。内收发的《发文登记簿》的登记项目应包括:顺序号(即登记流水号)、登记日期、发文号、密级、文件标题、发往机关、份数、归卷情况(发文定稿及正文装订为一件时,应注明件卷号)、备注等(表11—14)。如机关内部机构设置较多,发文数量大的,可分置发文登记簿,或在一本登记簿内用口取纸做出隔离标记,分开进行登记。
(2)内收发对外收发的送文登记簿。内收发向外收发送交文件时,要履行交接手续。因此,内收发应设置《送文登记簿》,其登记项目应包括:日期(指发文登记簿上登记的发文日期)、封号(指送文的流水登记号,这个号数同时要抄写在文件信封的封皮上,故称封号)、发往机关、发送方式(标明该份公文是否急件、密件,是通过机要交通发送或通过邮局挂号发送等)、签收时间和签收人(由外收发人员填写,签名或盖章)、备注等(3)外收发的发文登记簿。外收发发文与收文登记的项目是相同的,可使用同样格式的登记簿。项目内容与格式(见表11—3)已在本章第二节讲过了,此处不再重复。需要说明的是,对机关的外收发来说,无论是其他机关发送来的文件,还是本机关内收发送交的准备向外发送的文件,都可视作来文。所以在登记簿的“来文机关”栏目内可视文件的来源,分别登记外机关的名称或本机关内有关部门的名称。同样,在“收文机关”(分送部门)栏目内,外机关的来文,收文机关(或分送部门)就是本机关或本机关内的某个部门。本机关的对外发文,收文机关(或分送部门)就是对方机关。
(3)外收发的发文登记簿。外收发发文与收文登记的项目是相同的,可使用同样格式的登记簿。项目内容与格式(见表11—3)已在本章第二节讲过了,此处不再重复。需要说明的是,对机关的外收发来说,无论是其他机关发送来的文件,还是本机关内收发送交的准备向外发送的文件,都可视作来文。所以在登记簿的“来文机关”栏目内可视文件的来源,分别登记外机关的名称或本机关内有关部门的名称。同样,在“收文机关”(分送部门)栏目内,外机关的来文,收文机关(或分送部门)就是本机关或本机关内的某个部门。本机关的对外发文,收文机关(或分送部门)就是对方机关。