4．附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，则依次单独成行向下排列。附件序号使用阿拉伯数码，每行位置对齐（如：“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。
5.发文机关署名标注。这是新增加的要素。发文机关署名要用机关全称或规范化简称，与正文或附件说明空一行，用3号仿宋字标注，居右排，后空2个字。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，无论是上报公文还是下发公文，发文机关都要署名。政府部门制发的公文包括机关署名、成文日期、发文机关印章，三个要素一个都不能少。联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序横向依次整齐排列在相应位置。
6．成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关领导人签发日期为准。《实施细则》规定，从2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯数字标注。没有主送机关和发文机关署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方，一些讲话、发言稿也往往把成文日期加括号标注在标题下方。有主送机关和发文机关署名的公文，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字，不能用汉字标注。标注的年月日均用全称，不编虚位，不简称。如“2014年8月1日”，不能写成“13年08月01日”。成文时间用3号仿宋，位于发文机关署名右下方，一般右空四字编排，单一机关行文时，在成文日期之上，以成文日期为准，居中编排发文机关署名。联合行文时将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。
7．印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、纪要和电报可以不加盖印章。联合行文时，联署机关印章要与发文机关署名相对应，印章之间排列整齐、互不相交或相切，主办机关印章在前，每排不超过3个印章，两端不得超过版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章用红色，印章要压住成文日期，不得出现空白印章。加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间。
特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8.附注标注。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。用3号仿宋，上空一行，居左排，前空两个字，用小括号括起来。如表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。上报的请示类公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。
9、附件标注。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格3号黑体标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标注附件二字，有2个以上附件时，应标注附件顺序号。序号后不再加标点符号。附件标题与“附件”之间空两行。
*被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。
（三）版记部分。也就是文尾部分，这一部分共有4个要素，我们常用的只有一项。这四个要素分别是抄送机关标注、印发机关和印发日期、页码标注、二维条码标注。从2013年7月1日起，公文取消主题词，今后各类公文都不再标注主题词了。
抄送机关是指除主送机关外，需要执行或者知晓公文的上级、下级和无隶属关系的其他机关（这项标注我们一般没有）。
印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期，制发公文的部门印发机关一般写其部门办公厅（室），如“衡水市农牧局办公室”，但一般我们不标注这一项。
页码标注。这里是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法，一是公文正文包括几个附件，其中都是正文的组成部分，必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。二是公文有几个附件，但是各有其独立性，或者是单独排版，或者是单独装订自成体系，应按其文件的内容特点编排。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
二维条码标注即是在水平和垂直方向的二维空间存储公文管理要素信息的条码。
（四）公文排版规格。《实施细则》规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，下空约33 mm±1mm，用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。
排版规格：一级大标题用2号加黑宋体（小标宋、华文中宋），正文用3号仿宋体字，文中二级小标题可用3号黑体字，三级标题用3号加黑楷体。一般每面排22行，每行排28个字。行间距用固定值28.8磅。为方便印制，每页行数可视情况增加或减少1-2行，增减行数时适应调整行间距，保持版心高度不变。
三、常用规范公文
《河北省党政机关公文处理工作实施细则》规定，行政公文共有15个文种。分别是决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、报告、请示、意见、批复、议案、函、纪要。这15种公文都是规范性公文。其中我们最常用的有通知、报告、请示、函和会议纪要。下面结合我局实际，主要说一下这几种最常用的公文。
（一）通知
对我们局来说，通知是使用得最多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据、目的、文种承启语、事项、要求。
