第一，汇报内容要围绕主题突出“自身”特点。一般来说，上级听取工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，既要系统汇报，又要突出自身特色和亮点，决不能背道而驰。如果汇报材料不紧贴上级的意图，不结合本地区本部门的工作实际，即使写得不少，也很难把汇报搞好。怎样才能做到突出特点、体现特色呢？首先，平时要注意收集各方面的情况，积累素材；其次，要勤写简报，我们通常说，简报是一种“豆腐块”材料，而写好简报则是写好领导讲话稿和汇报材料的基础，简报的特点及写作技巧在前面已经讲过，只要平时多下功夫，用时即可信手拈来。

第二，汇报语言要简洁明快多用口语。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作汇报材料的语言要简洁明快。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。三是工作汇报的语言要流畅，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。

第三，汇报结构要遵循事物发展的客观规律。上级对下级单位的工作有的掌握，有的不掌握，但无论上级了解不了解，熟悉不熟悉，下级在撰写工作汇报材料时，在结构上都必须遵循人们认识事物的客观规律。这里介绍三种结构谨供参考：一是纵式结构，即按照时间的先后顺序来安排结构；二是横式结构，即按照工作之间的逻辑关系来安排结构；三是复合结构，即将时间顺序和逻辑关系相结合来安排结构。

第四，汇报篇幅要符合人的心理特点。有关资料显示，人的注意力集中时间一般在40分钟左右，超过1个小时则容易产生疲劳。而工作汇报的对象多数情况下是上级领导，上级领导一般没有太多的时间耐心听取汇报，并且听完汇报还会有针对性地提问一些问题。如果汇报材料篇幅太长，容易使听者感到厌倦，分散注意力，影响汇报效果。因此，既要让上级领导系统了解工作情况，又对工作特色和亮点有深刻印象，就必须用心理学的观点来指导谋篇布局，在汇报材料的篇幅上狠下功夫，要把最想反映的问题放在最佳的汇报时间，力求用最短的汇报时间取得最好的汇报效果。