第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选；要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。

第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”“会议强调”“会议指出”“会议号召”“会议决定”之类。

第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。

四、常用应用公文

（一）信息简报

信息和简报是用于上情下达、下情上报和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种机关文书。简报分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三类，其主要作用是反映情况、交流经验、传播信息几个方面。（分为上报信息〔向地方党委政府上报的和向上级机关上报的专报〕和内部交流信息。）

简报的结构一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。做好简报的写作，应注意把握以下几点要求：

一是抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。具体讲，就是要做到：围绕领导决策，抓“超前型”问题；在领导决策之后，抓“追踪型”问题；着眼大局，从小中见大，抓新情况、新经验、新问题；注意抓倾向性、苗头性和突发性问题。

二是材料准确，内容真实。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是编写简报应该注意的一个重要问题。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。

三是简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。要注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。要围绕主题精心挑选典型事例，使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报内容更加简洁。要选好标题，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题就是简报“脸面”，标题选好了，即可达到“题好文一半”的效果。

四是讲究时效，反映迅速。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

五是注重提炼，挖掘特色。简报的写作，最忌记流水账式的叙述，素材收集好以后，要仔细甄别、反复筛选，尽可能使简报的事迹突出特点，做到人无我有，人有我优，人优我特。

（二）调研材料

近几年，在局党组的高度重视支持下，我局的调研水平有了很大提高，主要表现在调研材料水平的提高上，出了不少精品。今天，咱们重点讲一下调研材料应把握的“三个环节”：

一是选题要“好”。选题，就是选择主题。要研究新情况，解决新问题，总结新经验，发现他人没有发现的东西，能够让人耳目一新，即使是老问题，也要用新的眼光去发掘、去看待；从小处着手，小中见大，窥一斑见全豹。

二是素材要“多”。没有调查就没有发言权。一篇高质量的调研材料，都必须经过深入调查，掌握尽量多的素材。毛泽东同志历时32天，深入调查了5个县的农民运动，与农民同吃、同睡，与农民促膝长谈，得出了农民运动“好得很”的结论，写成了调研材料的典范——《湖南农民运动考察报告》。巧妇难为无米之炊。手里没有素材，肯定写不出好的调研材料。常见的调查方法有问卷、谈话、统计、抽查、普查等等。怎么调查，要视情而定，灵活运用，尽量做到多种形式并用。

三是分析要“透”。分析的过程，既是一个深入思考的过程，又是一个谋篇布局的过程。通过透彻的分析，选取那些最能表现主题的材料、最典型的材料、最新颖的材料、最真实的材料；确定合理结构，明确重点，避免平衡用力。

四是结论要“准”。

（三）工作总结

李瑞环讲：总结经验有三个基本要求。一是要有丰富切实的材料，否则就是无源之水，无本之木；二是要有加工的工具即科学的理论，主要是马克思主义的理论；三是要有加工的本领，能够使用工具把材料加工成成品。材料、工具、本领三位一体，缺一不可。

总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种公文。它主要回答的是“做了什么”“怎么做”“坚持做什么”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种公文。大体上分为综合性总结和专题性总结。

总结包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。

开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。

主体。主要包括：

一是过程和做法。讲清楚原计划做什么？采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。

二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物；要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明；要力求上升到一定的理论高度。

三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。

写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作，这些工作在全局中的地位，各个方面的关系，等等，然后再列提纲；二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西，而不能罗列材料，记流水帐；三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料，也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。

（四）汇报材料

汇报材料也叫工作汇报，是向上级反映本地区、本部门工作开展情况的一种应用文。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映本部门的工作，得到上级领导的重视，更好地推动工作开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，就不能很好地反映工作开展情况，甚至还会影响上级部门的正确决策。