在制发机关公文的实践中,经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文,用于处理日常事务的平行文或下行文,而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外,其他各要素均与“文件式”公文相同。为此,《格式》为这种“信函式”公文设计了格式,具体为:
1.发文机关名称上边缘距上页边30mm,打破了《格式》规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限,将“信函式”公文的上白边缩小为30mm,然后在30mm之下标识发文机关名称。由于这种“信函式”公文的发文机关名称不加“文件”二字,因此发文机关名称一般不用简称,如:国务院的“信函式”公文,机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”,而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。
2.在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线,在距离下页边20mm处印一条上细下粗的文武线。线的长度均为170mm.这样设计,可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致,只不过将发文机关标识移出了版心。
3.“信函式”公文的份数序号、密级、紧密程度可以放在武文线下左上角顶格(一般说来,“信函式”公文很少同时出现这三项),发文字号放在武文线下右上角顶格。首页的页码以放在文武线之上右下角为宜。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。
4.“信函式”公文的发文机关名称及双线均印红色。
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