归档文件的装盒是指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及备考表等工作内容。

　　（1）档案盒。档案盒是归档文件的装具，应采用无酸纸制作，其作用是存放和保护归档文件，它不具备档案保管单位的作用。档案盒可竖式摆放也可横式摆放。

　　档案盒封面应标明全宗名称，即立档案单位全称或规范的简称，其外形尺寸为310mm×220mm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项，分述如下：

　　①全宗号：即立档单位的代号，由当地国家综合档案馆确定，暂未确定的可空着不填。

　　②年度：应填写档案的形成年度，并填写全称，如“1998”、“2003”。

　　③保管期限：应填写全称，如“永久”、“长期”。

　　④机构（问题）：填写机构名称如“党办”、“宣教处”或问题如“行政”、“人事”等⑤起止件号：填写盒内第一份文件和最后一份文件的件号，中间用“——”号连接。如“1——30”、“31——60”等。

　　⑥盒号：即档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制，或在档案移交进馆时按进馆要求编制。

　　（2）装盒要求。归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。

　　（3）备考表。每一盒内的归档文件之后应放置备考表，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明；它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。

　　备考表式样如（图13—7）。其填写要求是：

　　①盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件收集齐全完整的程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况，以及说明归档文件目录中备注项加“*”的内容。

　　②整理人：填写负责整理归档文件质量的人员姓名，以明确责任。

　　③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。

　　④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

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