公文按照行文方式,分为上行文、下行文、平行文。
上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,比如请示、意见等。
下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,比如通知、批复、意见等。
平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文,比如函、意见等。
值得注意的是意见是一个比较特殊的文种,
既可以作为上行文 ( 供上级参考的意见、建议 )
也可以作为下行文 ( 要求下级机关执行的意见 )
还可以作为平行文 ( 为不相隶属机关提供借鉴、参考 )。
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《党政机关公文处理工作条例》规定:“公文种类主要有决议、决定、命令 ( 令 )、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要等 15个文种。”
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1. 批示性通知:这类通知写法比较固定简单,标题通常写成 ×× 批转 ( 转发、印发 )×× 关于 ×× 的通知。正文简洁明确,一般提出发文机关的意见、态度 ( 同意、原则同意 ) 和要求 ( 望遵照执行 )。
2. 指示性通知:这是行政工作中最常用的通知类型。标题通常写成 ×× 关于 ×× 的通知。正文包括发文缘由或依据、通知事项、执行要求三个部分。
3. 事务性通知:这类通知的写法和指示性的通知基本相同,只是涉及的内容更为日常一些。
4. 会议通知:这类通知的写法比较简单,注意写作时保证内容的完整性,一般包含会议时间、地点、主要内容、会议议程、会议主题、会议要求等几个方面。最好采用分条列项式的写法,让收文者一目了然。
5. 任免通知:这类通知写法固定,一般只写任免依据、任免的对象,任免职务即可。
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示按照行文目的,一般分为三种类型:请求批准类。比如:×× 关于修改海洋功能区划方案的请示。请求指类。比如:×× 关于确定普通高中收费标准的请示;请求解决类。比如 ×× 关于拨付重建资金的请;无论哪一种类型的请示,在写作过程中,都要注意,请示依据、理由一定要充分,请示内容一定要真实、具体。请示语言一定要谦逊、严谨。
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报告主要分为两种,
一是综合性报告 ( 将全面工作或工作的多个方面综合在一起写成报告 )。
二是专题性报告( 指针对某项工作、某一事件或某个问题等单一的事项写成的报告 )。
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1. 综合性报告:标题一般写成《×× 关于 ×× 工作情况的报告》《通知》
正文的开头对整个工作有一个大体描述,写明行文的依据,主题。
主体部分写明具体工作的方法、成效,经验或问题,结尾处交代下一步工作打算。
2. 专题性报告:通常抓住三方面进行写作,主要做法、存在问题、措施建议。
这种写法在调研报告和情况报告中最为常用。
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最后,注意做好谋篇布局,突出重点部分写作,材料运用要恰到好处、详略得当。
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