公文处理工作的组织形式，是指一个机关如何组织和安排公文处理的各个环节。也就是说，一个机关到底采取什么样的合理工作形式，对机关内公文处理工作做出科学的、有效的组织安排，这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。各机关都应根据本机关的实际工作情况需要来确定适当的、行之有效的工作形式。

　　1.公文处理工作组织形式的类型。从建国以来的公文处理工作实践来看，公文处理工作的组织形式大体上可分为以下两种类型：

　　（1）集中形式。它是指在一个机关内，除了文件的承办外，公文处理的各个基本环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系，而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员。

　　（2）分工形式。它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅（室）以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。其分工又大体有以下两种情况：

　　①按文件内容和职责分工。一般地说，可将属于方针政策性的、全面性的、重大问题的文件，以及以机关名义发出的文件，主要由机关的总文书部门，即办公厅（室）负责处理；将属具体业务问题的文件，主要放在有关的业务机构的文书部门，或专职、兼职文书工作人员负责处理。

　　②按公文处理的不同环节分工，即一部分工作可由办公厅（室）的总的文书部门负责进行，另-部分工作则由各业务机构的公文处理部门或专职、兼职的文书工作人员负责进行。一般地说，公文处理程序中的文件收发、催办、打印、以及归档文件整理等环节，可以根据各机关的不同情况具体安排适当集中或分散进行。

　　2.公文处理工作组织形式的选择，一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式，应根据各机关的实际情况而定，以能及时、准确地处理公文，提高机关工作效率和方便工作为原则。

　　通常要结合考虑以下几种情况：

　　（1）机关的工作性质、任务和职权范围。

　　（2）机关内部组织机构设置的层次、数量。

　　（3）机关收发文件数量的多少。

　　（4）机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。

　　（5）机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备，等等。

　　对以上几种情况进行综合考虑以后，各类机关到底怎样选择适合本机关实际情况的公文处理工作组织形式呢？

　　一般地说，集中形式往往比较适用于小机关和基层单位。因小机关，特别是基层单位内部机构比较简单，它的工作除联系上级外，主要是面对本单位的群众，因此形成的文件数量少，主要是上级的来文，承办人员也不多，总的文书部门可以掌握全部公文的处理情况，直接联系承办人员亦不费事，在这样的机关单位，集中处理公文，既不影响处理公文的时间性，也不妨碍承办人员对公文的调阅；既减少了手续，又有利于保密。

　　对于中等机关应该选择什么样的公文处理工作组织形式，不能一概而论。要区别不同情况；中等机关一般有一二层机构，有的内部机构比较多，对外联系比较广，形成与处理的公文数量也不少，如省级机关的各厅局，县政府机关，可以采用分工形式；有的内部组织机构虽较多，但对外联系较少，形成与处理的文件也少，或主要是形成内部文件，如某些高等学校，可以采用集中形式，由学校办公室处理；还有的机关对外联系虽广，但内部机构不太多，工作接近基层，工作方法也主要是深入基层，形成的文件也不很多，如县委机关，可以采用集中形式。根据以上情况，中等机关到底是采用集中形式，还是采用分工形式，就要周详考虑。具体地说，业务比较单一的机关，对外联系不多或形成文件较少，驻地集中的，可以采用集中的形式，如某些高等学校、医院、业务公司等。其余则以分工形式处理为宜。

　　至于大的机关，一般采用分工处理的形式。如：国务院的各个部、委，党中央的某些部以及省委机关、省政府机关、大型企业等，这些机关一般有二三层机构。部门单位数量多，对外联系广，工作中形成与处理的公文多，特别是外来公文多，它必须采用分工处理的形式。否则，一个总的公文处理部门无法掌握全机关的公文处理情况。只有总的公文处理工作部门与各业务部门的公文处理机构或人员共同分工承担，才能达到及时、准确地处理公文和提高工作效率的要求。

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