1. 先统揽全局，后斟词酌句。修改文章要统观全局，从全篇着眼，从大处着手。开始修改时，不要急于逐字逐句去斟酌，而应该从大的方面，如领导意图、主题思想、内容结构、上级指示等方面去考虑，看是否符合上级领导意图，主题是否突出，观点是否正确，依据是否充分，结构是否严谨，措施是否可行等。然后再考虑局部问题，如用字、用词、用语是否简明、准确，语言是否流畅，标点符号是否规范，结构层次序数、数字书写是否符合要求，以及遣词造句、文字润色等。

　　2. 增删改调，各得其所。增就是增补，把缺少的，不足的进行补充增加，凡是观点不明确，材料不具体，以及遗漏的字、词、句、段都补充、增加进去。删就是把繁杂多余的抹去、删掉，凡是与表达观点无关的材料，无关的字、词、句、段都要毫不吝惜地删去。改就是把错的、不正确、不准确的改对、改准，凡是内容不正确，材料不准确，格式不恰当，安排不合适，以及错别字，不通、不好的句子，误用的标点符号，都要把它改对、改正、改好。调就是把次序、位置不当的加以调动、整理，凡是语句次序不当，段落层次安排不合适的，都要进行调整，做到各有其位，各得其所。

　　3. 逐级把关，各负其责。公文修改不同于一般文章修改，在写作过程中有法定的程序，有法定的核稿、审定的负责人。通常情况下，要经过四个环节：一是起草者自己修改；二是本业务部门领导修改；三是办公室或文秘部门修改；四是领导修改。这四个环节都有修改把关的义务和责任，需要按各自的职责和能力认真修改。防止两个倾向：一是认为反正有上级把关，在自己这一层次草率马虎，过手了事。二是不顾上下关系，不了解实际情况，自作主张，乱改一气。需要特别引起重视的是第一个倾向，大家都不认真，文稿一直送到最高层次，仍然是起草时初稿模样，给领导添了不少具体改稿的琐事。

　　4. 质量第一，宁缺勿滥。要坚持高标准，严要求，一丝不苟，认真斟酌，反复推敲。对写的一般化的文稿，要下功夫修改。对问题较严重，如不能准确反映主题思想，结构层次较乱，语言文字上毛病较多的文稿，一定要推倒重来，或重新组织人员起草。衡量一个文稿修改功夫下得够不够，不是看修改了多少遍，而要看主题是否鲜明，内容是否准确，是否提出了一些新的观点，对指导工作能否产生作用。

　　秘书公文写作知识：修改文稿的一般方法

　　一、审阅修改法

　　指核稿人员对文稿从字到词、从词到段，乃至全文的结构布局仔细查看，发现问题随时留下标记，待全文审阅完毕，再回头对存在问题进行逐项修改。这是最基本、最常用的修改方法。

　　二、通读修改法

　　通读全稿1—2篇，努力把握全文的中心思想、结构层次，然后根据发文原因、目的来推敲文稿的思路、结构、逻辑关系，看看思路是否清晰，结构是否妥当，逻辑关系是否严密。如果思路不清，就要首先整理思路，重新安排结构；如果思路、结构基本可以，再考虑下一步具体修改问题。有的核稿人员喜欢一边看稿一边修改，结果一篇文稿一句、一段地改下来，到最后发现尽管文字能顺了，但全篇的思想、结构还是比较混乱，于是又重新修改，以致于事半功倍。如果文稿较长，可以一边阅稿一边将文稿的提纲整理出来，再从提纲中来看其思路和结构。

　　三、讨论修改法

　　一些内容复杂、事关重大的公文文稿，可以组织有关人员进行集体修改，先就文稿的内容和形式进行认真的讨论和研究，提出具体的修改意见，然后确定专人汇集整理大家看法并进行必要的修改。

　　四、特邀修改法

　　对一些政策性强、业务难度大的公文文稿，如果核稿人员把握不准，可以邀请熟悉政策的有关领导或熟悉业务的人士，对文稿进行把关或提出意见，使公文更加真实、准确、科学。

　　修改文稿要遵循“多就少改”的原则，如果原稿表达方式和语言风格与核稿人员不一样，核稿人员不能一味强求，以“我”为准，将文稿都按自己习惯的表达方式来撰写，而应以原稿的语言风格、表达方式等进行修改。

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