公文格式是指公文的规格样式及其组成要素，即公文的表现形式。是公文的门面和形象，党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步科学化、规范化的客观需要。   

返回>>>《新编机关公文实务全书》；作者 魏建周；人民日报出版社

一、通用格式

公文的格式，分版头、主体、版记三部分，共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。   

（一）版头部分

置于公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为版头。包括份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

1.份号

份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。标注份号有利于加强公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅、统计和销毁。并不是所有公文都需要编制份号，涉密公文一定要标注份号。如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。

如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

在份号标注上存在的主要问题有：一是涉密文件不标注份号；二是份号的数字不按规定标注，随意性大；三是份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限

涉密公文依据保密法的规定按涉密程度明确标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。标注了密级未标注保密期限的公文，按照《国家秘密保密期限规定》执行：凡未标注保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。或按“公文密级的变更和解除由原确定密级的机关或者其上级机关决定”的规定执行。

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

在密级和保密期限标注上存在的主要问题有：一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松两种倾向。过紧的情况是，不该定密的定密，该定低密级的却定高密级；保密期限应该定较短的却定得较长，有的甚至按最长保密期限来设定。过松的情况是，该定密级的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定长的却定得较短。这两种倾向都不利于工作开展。二是密级标注不规范不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。

3.紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文的及时传递和处理。对于明确为“特急”或“加急”的公文，需在公文上标注“特急”或“加急”字样。紧急电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”，具体位置按有关电报格式的规定标注。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

公文紧急程度标注上存在的问题主要有：一是不急的公文却标注了紧急程度；二是标注位置随意性大，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章；三是公文中未标注紧急程度，发文机关却在公文处理的过程中按紧急公文催办；四是纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度，或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等；五是标注有紧急程度的公文却未体现紧急的原因。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。民族自治地方的公文，其发文机关标志可并用少数民族的文字和汉字印刷，少数民族的文字排在汉字的上方。

发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

发文机关标注存在的主要问题有：一是发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规范。二是有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如用“××部”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“××部××局”或“××部办公厅（室）”等。三是有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。

5.发文字号

发文字号是党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号，一可表明该公文出自什么单位，二可表明形成的时间及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地利用发文字号进行查询检索，同时方便公文引用，有利于提高公文处理工作的效率。

发文字号由机关代字、年份和发文顺序号加“号”字组成。如“国发〔2012〕12号”，“国发”是国务院机关代字，“〔2012〕”代表年份，“12号”是文件的发文序号。机关代字一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如“人厅〔2010〕20号”，“人”是人民日报社代字，“厅”指主办这份文件的是办公厅。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。年份一定要用全称，不能简化。“10”、“12”等均属标注不正确。序号按文件的形式统一编定，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。应按“1、2、3、4……号”的顺序排列，而不应按“01号、02号”或“第01号、第02号”排列。多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号；在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；需要注意的是，六角括号不是数学公式中的中括号“［］”，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“（）”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。也就是说，之所以称之为“六角括号”，是需要与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。