成文日期标注存在的主要问题有：一是成文日期距正文的行距过大或过小。二是成文日期右侧顶格。三是发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称，相互之间错落太大。四是把成文日期当做发文日期。例如有一份文件，领导同志是2011年11月15日签发的，按规定本应将此日期打印在落款之下方，而此文却写作“2010年11月28日”，把文件打印后的发文日期当做成文日期。五是成文日期不齐全。省略“年、月、日”，写作“2010.11.15”，这些都是错误的。
7.印章
印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要也不加盖印章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。
单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中，下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。印章用红色。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。联合行文时，应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。签名章一般用红色。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小字距，挤出能容下印章的空间。这样，可使印章与正文同处一页，不留任何空白，堵住私加公文也就是变造公文的漏洞。
印章在使用中存在的主要问题有：一是用印位置比较随意，不居中、不端正、不规范。二是两个或两个以上机关用印时，印章相交或相切。三是多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章。四是使用的印章与发文机关标志不符，如发文机关标志是“××总局”，印章却是“××总局××司”。
8.附注
附注是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
在标注附注上存在的主要问题有：一是标注位置不规范，将附注标注在版记上一行；二是有的附注的内容没有用圆括号括起来；三是几个机关联合上行的请示件标注不规范，本来只标注主办机关联系人即可，却将所有联合发文机关的联系人都标注上去，使附注的内容杂乱。
9.附件
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不可分割的关系。
附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
附件的位置极为重要，装订在一起的附件，必须置于版记部分之前。有的不是将版记部分置于印章和成文日期之后，而将附件置于版记之后，这是不正确的。因为公文由版头、主体、版记三部分组成，公文只要标注了版记，就意味着整个公文的结束，如果将附件置于版记之后，那么这个附件是没有法律效力的。如果这份在版记之后的附件被用作法庭证据，法庭也不予采信。需要强调的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力，特别是政策性文件。如增加工资的标准，通常都是以附件的形式出现，这时，公文的实质性内容在附件之中。法规性公文往往作为“令”、“通知”的附件下发，从这类公文的行文目的及实际执行的情况看，其附件内容往往比主件内容更重要，主件只起说明、介绍或按语的作用，需要贯彻执行的则是附件的内容。因此，要克服和纠正轻视附件的现象。
在附件的使用上存在的主要问题：一是许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后，有的附件不齐；二是附件序号和附件标题与附件说明的表述不一致；三是将上级机关文件的复制件作附件时，与正文的页码没有连在一起编排。
（三）版记部分
置于公文末页首条分隔线和末条分隔线之间的各要素为版记部分，由抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。版记部分相关规范如下。
1.抄送机关
抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。公文的抄送范围应当严格按照工作需要和保密要求确定，不能滥抄，也不能错抄或漏抄。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上，对于不同级别的机关，应依先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序；同级不同类的机关，要按党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应另起一行排列；如文件需抄送各民主党派、工商联的，则应另起一行编排。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后标全角冒号，冒号后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记中，既有主送机关又有抄送机关时，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。应将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
需要注意的是，向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级机关。因为请示事项在未批复前，还不能有效地执行办理。过早地抄送同级或下级机关，容易造成被动。向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关，使上级及时了解情况，便于指正。
抄送机关标注中存在的主要问题有：一是上行文仍用“抄报”；二是将有些不是领导直接交办的请示、报告类公文直接抄送给领导个人；三是将向上级的请示性公文“抄送”给直属下级机关。
2.印发机关和印发日期
