发文字号标注存在的主要问题有：一是发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长，多的达八九个字；有的机关对外发文时，发文字号党政不分，行政机关下发的公文却编党的机关发文字号，如以×省审计机关名义下发的行政公文却标“审党发”，以×市国土资源行政机关名义下发的行政公文，却标“国土党发”等。二是发文字号标注不规范，年份的标注不正确；按规范年份应放在六角括号里的，却使用中括号、圆括号、方头括号等；发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。如例一：（12）×财字第017号。排列的次序前后颠倒，而且多一个“字”及一个“第”字，年号被缩简，且用圆括号，此外在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是“×财〔2012〕17号”。例二：×电（12）第6号。年份被缩简，且采用圆括号，顺序号前加了一个“第”字，也不符合规范要求。正确的写法应当是“×电〔2012〕6号”。例三：冀×发（2012）4号。近似合乎规定，但年号使用圆括号却是错误的，应当写作“冀×发〔2012〕4号”。三是发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分隔线重叠，联合上报的公文有时与红色分隔线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。
6.签发人
上行文应当标注签发人姓名，体现机关负责人应当对所签发的公文负责。标注签发人应注意两点：一是只标姓名，不标职务；二是联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。
签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分隔线4mm。
签发人标注上存在的主要问题有：一是按照法规规定，上行文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。二是多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。三是有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。四是签发人的标注不规范：联合行文时，“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行，但有些机关的公文却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排列在同一行；签发人姓名不用楷体字标注而使用黑体字或宋体字等。
版头中的分隔线。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线，其高度一般不小于0.5mm。
（二）主体部分
置于公文首页红色分隔线（不含）以下至公文末页首条分隔线（不含）之间的各要素为主体部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
1.标题
公文标题具有“画龙点睛”的作用，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质的了解，便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。标题由发文机关名称、事由和文种组成，如《中共中央国务院关于2010年农业和农村工作的意见》，发文机关是“中共中央国务院”，事由是“2010年农业和农村工作”，文种是“意见”。在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看，公文标题通常是由一个偏正词组构成，以文种名称为中心词，前面加发文机关名称和事由作限制成分。四个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题文字要力求简明扼要，准确概括地表明公文的主题。例如，国务院要取消100多项涉及企业的不合理收费项目。发文时如将这些取消项目的内容全部列为事由，显然不可能也没有必要，概括为“取消部分涉及企业的不合理收费项目”，就显得既明确又简洁。标题中可用的标点符号有书名号、引号、顿号、连接号和括号等。
标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。
在标题的拟制和标注上存在的问题主要有：一是冗长啰唆，对标题的事由概述不够简洁、准确、完整。如《中共××省委政法委员会关于请求以中共××省委办公厅、××省政府办公厅名义转发〈中共××省委政法委员会、××省维护社会稳定领导小组办公室、××省解决信访问题联席会议办公室、××省加强社会管理领导小组办公室关于加强社会管理创新、完善社会管理制度、做好社会管理工作有关问题的实施意见〉的请示》。二是转发性文件，文种重复、标题烦琐。如《××市人民政府转发〈××省人民政府转发国务院关于进一步加强安全生产工作的通知的通知〉的通知》。三是对公文主题的表述不确定。如《关于贯彻中发〔2012〕3号文件的通知》，其中的“中发〔2012〕号3号文件”主题就不明确，如果改为《关于贯彻中发〔2012〕3号文件做好某某工作的通知》就比较贴切。四是标题与正文不符，标题不能涵盖公文的内容。如春节时某地方政府下发了一份《关于做好节日期间爱国卫生有关工作的通知》，文内除讲做好卫生工作外，还讲了注意道路运输安全、搞好安全生产、文化科技下乡等工作。四是公文标题排列形式不够美观，如排成“金字塔形”、“沙漏形”等，有的标题在回行时词意不完整。五是公文标题中介词使用不规范。有的标题在发文机关后缺少介词“关于”，有的则重复使用介词“关于在”、“关于对”等。如“关于对某某事项的通知”，其中的“关于”和“对”重复，只能用其中的一个，一般情况下，应当将“对”删除；又如“关于某某有关问题的通知”，既然写了“关于”，就不应该再写“有关”，应将“有关”删除。六是公文标题中文种使用错误，如《××市人民政府关于请求解决重大项目建设用地的请示报告》、《××厅关于反馈××省人民政府关于加快国有林场管理体制改革若干意见（征求意见稿）的意见函》。
2.主送机关
