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行政公文和党的机关公文,都以会议纪要为主要公文文种。最新颁布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定,会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。《中国共产党机关公文处理条例》规定,会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项。

《会议纪要》的特点：会议纪要是会议文件的一种,机关用以传达贯彻会议主要精神与议定事项,同时用以检查会议议定事项的执行情况。它的主要特点是:第一,会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的报道,一般制成于会议后期或会议结束之后,用于反映会议情况与传达贯彻会议的议定事情。第二,纪要中所记载与传达的会议议定事项,反映了主持单位和与会单位的共同意志与法定的性,因此对于有关的与会单位或下属单位具有约束力,如认为必要,有权要求受文单位遵守和执行。第三,纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求,因此它具有知照、规定、协议、指导多种性质,有汇报、交流会议信息、介绍经验、指导工作及约束执行的效用。

《会议纪要》的结构：第一,标题。会议名称与文种(纪要)。第二,成文日期。一般用圆括号写在标题正下方。第三,正文。用于概括反映会议基本情况,会议讨论与决定事项及会议的希望、号召。会议纪要的正文表述:首先是会议基本情况。一般应写明会议的根据、目的、会议名称、时间、地点、与会范围(人员)、议题、会议成果等。可用归纳法叙述,也可分设若干条款,分条叙述。专题性会议一般宜用归纳法叙述,比较具体地写明上述内容。一般例行办公会议多采用分条列项,写明会议时间、地点、主持人、参加人即可。交流经验、交换意见的座谈会,可介绍与会者的姓名、身份会议议题等。其次是会议讨论、决定的问题。一般先要写对于会议讨论事项的分析评价,如重要意义、成绩、缺点,然后写今后工作的指导原则与具体安排或对有关事项的处理决定。对于这一部分内容的表述,如属专题性重要会议,可按会议讨论与议定事项内容的逻辑关系,归纳概括成若干层次,每个层次用序数或小标题表示:如属座谈会纪要,可在分列若干问题之后,再按发言的顺序分别表述:属于例会,可以按会议讨论的顺序逐项叙述。再次,写会议的希望、要求或号召。

撰写要求

(1)以实事求是的态度真实准确地反映会议的各项内容。对与会者的发言与议定事项可归纳概括、提炼或作出必要的删节,但绝不要按主观意图,随意增添内容,甚至加以歪曲或篡改。对于会后工作的安排,包括责任分工、时限要求务求准确、具体,以利传达贯彻与督促检查。对于会议中出现的重大分歧,应如实记载反映。为了保证纪要的真实性与准确性,纪要写成后应提请会议主持人审核与签发,重要会议的纪要,应经与会者讨论认可。

(2)突出重点,简明精炼。应根据会议性质确定纪要的重点,对于重点部分应作详尽的阐述。对于会议内容应加强分析与归纳概括,以便做到深入浅出,重点明确,语言简明。如对于会议中产生的各种观点,应加以集中与分析鉴别,作出理论上的概括,使纪要具有说理性;对会议中反映出的各情况,也应认真进行分析,从中提炼出最典型、最有说服力的事例与数据并作概括说明;对于会议的过程与情节也应概括介绍,舍弃繁琐的细枝末节。

(3) 层次分明,条理清楚。纪要的各个层次除可用分标题、序数表示外,还可使用“会议决定”、“会议同意”、“会议听取了……并经讨论决定……”等惯用词语表示。

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