公文是用来处理公务的文书，它在国家机关、社会团体和企事业单位的公务活动中发挥联系、传达或向社会宣布周知的作用。公文的实用性很强，其内容直接与社会生活的各个领域，与社会各阶层人们的工作、学习和生活紧密相连，并能产生直接的甚至是立竿见影的影响，这就决定了公文存在着与文艺作品及政论文章等有所区别的语言特点。因此，对于公文写作来说，在语言运用上必须达到如下几方面的要求。

　　（一）真实准确无假话

　　真实准确是公文的生命。真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最重要的要求。

　　真实指的是确有其事。写进公文中的材料必须来自公务活动和社会主义市场经济建设的实际，来自人民群众的生活实践，不允许虚构和编造；准确指的是在表述时不夸大，不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有内容真实、准确，才能具有说服力。因此，无论撰写何种公文，我们都应该做到“三不写”，即内容不真实的不写，材料没有落实的不写，没有了解清楚的不写。为此，在写作中必须做到：

　　(1)避免产生歧义。某个说法或某一段话，可以这样理解，也可以那样理解，这就叫做歧义。例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：“病假、事假三天以上者，扣发当月奖金。”这句话既可以理解为病事假三天不扣发奖金，也可以理解为病事假三天就要扣发奖金。因为公文内容没有对“三天以上”这一基数进行限定，“三天以上”究竟包含不包含“三天”，令人费解。因此，理解与执行也就不同了。

　　(2)防止褒贬失当。赞扬或贬损某一行为，所用词语超出或者没达到应有的程度，叫做褒贬失当。例如，某人在困难的条件下完成了一项具体任务，如果通报表扬时说成是取得了很大成就，就属于评价过高；反之，如果把我国第一次发射航天载人飞船试验成功，仅仅写成是社会主义现代化建设中的一个不小的成绩，则属于对它的意义估计不足。又如把“错误”说成“罪行”，就是混淆了问题性质；而“错误极其严重，应当进行批评”之类的行文，则属于错误程度与采取措施不相称，处置不当。这样类似的语言表述都属于分寸不适，褒贬失当。

　　(3)排除疏忽错漏。公文中的错漏现象多种多样，概括说来，可以分为两类：一类是粗心所致。例如起草公文过程中，前面说“下边分四点来说”，可实际上只说了三点，或者出现了第五点；前面说“一方面”，后文缺少“另一方面”。有时失之毫厘，差之千里，例如漏掉一个“不”字，意思就截然相反；引用数字时多写一个“零”或少写一个“零”，一差就是十倍；如果把“十万”错成“十”，则是万倍之差。属于粗心造成的错漏，经过认真检查，不难发现并且加以纠正。还有一类错漏是由于思考不严密、分析不细所致，比如有结论而缺少必要的情况和应有的分析，或者列举了情况、数字而没有接着加以论证等。

　　(4)注意措词得体。措词要得体，就是指用语要与所写的公文文种体例相符。颁布政府法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。报请性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给予指示”等等，以表示下级对上级的尊重；而意见体公文，则要严谨、周密、明确，不能使用乞求式的语气；命令体公文，其用语则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病；等等。

　　（二）严谨庄重无虚话

　　所谓严谨，是指公文中宣事说理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。这是由公文的实用性和权威性所决定的。任何一份公文，如果写得语言虚浮，说话前后矛盾，不能自圆其说，这样，不仅不能体现机关工作严谨周密的作风，更主要的是会给工作带来损失。例如用以传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规的公文，在语言表达方面若稍有疏漏，就可能被那些以“上有政策、下有对策”为能事的人钻空子。因此公文语言要力求达到天衣无缝，令人无懈可击。同样地，处理其他公务的公文，也应力求行文严谨，以避免造成差错。

　　与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。所谓庄重，就是端庄持重，格调郑重严肃。只有用语庄重，无虚词浮句，无文学气息，所写的公文才更显得严谨。

　　语言严谨，首先是个思想认识问题，认识深邃，思维严谨，才能保证语言表达的严谨；其次还有一个语言修养问题。专业功底深厚，用词准确恰切，也能够保证语言的严谨。因此，在写作过程中，对所选用的词语该限制时必须限制，不该限制时一定不要随便限制，避免节外生枝，出现纰漏。例如“要勤俭节约，避免不必要的浪费”一语，这里的“不必要”就是多余的，因为“浪费”皆为“不必要”，刻意限制，节外生枝，反而出现漏洞。对一些关键性词语的界定也要注意做到严谨周密，防止出现歧义。如“会计员是经济管理人员”，即属定义过宽，应为“会计员是具有一般财务会计专业知识、能担负一般会计工作的人员”，这样定义，内涵更准确，也更严谨。

　　在长期的写作实践中，公文语言业已逐渐形成了具有特色的庄重语系，主要表现在：一是沿用文言词汇。诸如“兹”、“兹因”、“值此”、“惊悉”等词语，在公文中使用十分普遍，显得文雅庄重。二是专用词汇。诸如“任免”、“免职”、“呈报”、“审核”等，除了公文中使用外，其他语体基本不用，带有一种较为浓厚的庄重色彩。三是大量运用偶数音节词语，如“破坏”、“隐瞒”、“通报”、“表扬”等合成词和词组，在公文中使用显得整齐匀称；而违法乱纪、不务正业、助人为乐、克己奉公、为政清廉、大快人心等四字格成语在公文中的运用也显得庄重文雅。四是较多使用对偶句和排比句的修辞手法。例如“转变工作作风，提高办事效率”；“有的……，有的……，有的……”等，显得句式整齐，音节匀称，庄重严谨。五是多用介词结构。通常使用的介词主要有“为了”、“根据”、“关于”、“通过”、“除了”、“对”等等，恰当地运用，能使行文语气庄重严肃，内容表达清楚。

　　（三）简明扼要无废话

　　由于公文是用来反映公务活动情况，解决公务活动中的实际问题的，是发文机关行使职权实施管理的重要工具，因而要尽量写得言之有物，简而不空。简明扼要是指公文使用的语言要精当不繁，忌冗长空泛，又不苟简，即服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。为此，应该注意以下三个方面：

　　(1)认识明确，抓住实质；陈述事实，抓住关键；阐明观点，提出意见和办法，要抓住中心，切合公务实际。公文文字的简要，是与作者认识明确、内容简要联系在一起的。“始于意格，成于句字”，如果公文作者对所要反映事物的了解失之片面、肤浅，写出的公文必然是言不称物，文不逮意。

　　(2)善于概括，抓住事物特征。当今世界已经进入“信息时代”，面对大量信息，公文写作人员必须善于概括、提炼，准确地抓住事物特征，这样才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文，更需要概括。

　　(3)删繁就简，用最经济的文字，精当地表达尽可能多的实际内容。删繁就简的方法很多，诸如删除多余的字、词、句、段，做到“篇无累句，句无累字”；灵活地运用各种专门用语，例如“你局”、“该厂”、“本厂”等（称谓用语），“经”、“业经”、“兹经”等（经办用语），“近接”、“悉”等（引叙用语），“希望遵照”、“拟请”等（期望用语），“照办”、“可行”、“不可”、“不同意”、“同意”等（表态用语），“当否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”等（征询用语），“请批示”、“请审核”、“请回复”、“请指示”等（期复用语），“为此”、“对此”（综述过渡用语），“为要”、“为盼”、“特此函复”等（结尾用语）。根据实际情况，适当地运用这些专门用语，对于减少冗辞赘语大有帮助。

　　（四）平实易懂无大话

　　公文用语要求平实易懂，指的是语言平直自然、明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作，忌堆砌华丽词藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，这是公文的重要特征。不论哪种公文，都具有一定的广泛性和群众性，这一特点就决定了公文语言不仅应当注意约定俗成，而且尤其需要做到雅俗共赏，平实易懂。主要有三点：

　　(1)不要堆砌词藻，乱用修饰词语。公文用语要精练确切，修饰语不宜过多。鲁迅先生在《且介亭杂文二集·人生识字胡涂始》中说：“倘要明白，我以为第一是在作者先把似识非识的字放弃，从活人的嘴上，采取有生命的词汇，搬到纸上来，也就是学学孩子，只说些自己的确能懂的话。至于旧语的复活，方言的普通话，那自然也是必要的，但一须选择，二须有字典以确定所含的意义。”

　　在公文写作中，要如实地反映事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在公文中则会成为笑话。有些公文的作者，为了追求生动性，往往在写作中使用一些修饰语和形象词之类，不仅使公文显得虚泛、空洞，失去说服力，而且形成一种装腔作势、矫揉造作的文风。

　　(2)不要文白夹杂，故弄玄虚。公文中的遣词造句，应力求大众化，避免使用生僻晦涩的语句。有些公文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，例如放着现成的“他”不用，非用“其”；放着现代词“如果”不用，要用“若”等。

　　这种做法，看似富有学究味，其实，其中的酸腐味、变质味很浓。

　　(3)不要过多地引经据典。一些人在公文写作过程中，喜欢引经据典地说明自己的观点，这在一定条件下是允许的，有时可以增强语言的表达效果。但是引用过多过滥，则会适得其反，使人感觉有卖弄学问、华而不实之嫌。一般而言，引经据典仅限于一些事务性公文中，如领导讲话、调查报告等文种；但在通用性公文中一般不允许引经据典，特别是有些庄重严肃的公文，如请示、命令、通告、批复等是绝对不能使用的。

　　（五）鲜明生动无套话

　　公文写作一般要求写得平实、严谨、朴素，这是因为公文具有很强的政策性和实践性的缘故，特别是某些指令性、法规性很强的文件，诸如命令、指示、通报、决议、条例等，更要写得庄重严肃。但这并不排斥公文语言的生动活泼，在保证内容真实的基础上，审慎地运用一些修辞手法可使公文的内容表达显得生动活泼，从而更有效地发挥它的作用。

　　公文语言鲜明生动，是指其所表现的公务活动内容必须富有新意，而不是人云易云、平淡庸俗、无制发机关特质的内容。这首先要求制发公文的作者要有新鲜的思想，写进公文中的事例要典型。其次在表达手法上不能穿靴戴帽、套话连篇。公文不一定都是“板着面孔讲官话”，只要有创新的思维及丰富的公务活动内容，有好的文风，并切实掌握了公文写作的语言特点及要求，就可以把公文写得鲜明生动。

　　具体表现为：

　　(1)准确。这是公文语言的生命，它直接关系到公文质量的高低。俗语“一字入公文，九牛拔不出”，极其形象地说明了公文语言的准确性特点。这里，准确指的范围除内容要素外，在很大程度上取决于语言要素，即语言表达要符合客观实际，对问题的分析有理有据，符合逻辑，在遣词造句方面也要恰当贴切，符合语法规范。对于一些意义相近的词语，要反复考虑，仔细辨析它们之间的细微差别，选择最为准确的加以使用。

　　(2)简洁。公文重在实用，故在语言表达方面，在准确的基础上还应力求简洁。要用极省俭的文字表达尽可能丰富的内容，做到以少胜多。为此，就需养成一种“精雕细琢”的写作作风，在语言表达上要认真推敲，反复修改，竭力删掉那些可有可无的字词句段，毫不可惜。最后，达到“句中无余字，篇内无赘语”的境界。要注重使用那些论断性语言、综合性语言和群众性语言，以确保其简洁性。此外，还应适当运用一些简称（缩略语）等，也可使公文语言表达趋向简洁。

　　(3)庄重。公文是法定社会组织处理公务的工具，具有高度的政策性和法定的权威性，因而要求其用语必须做到庄严、郑重。为此，就需注意：要用叙述性、陈述性语言，忌用描绘性、抒情性语言；要用规范的书面语言，忌用方言土语。否则，都会影响公文语言的庄重色彩。

　　(4)朴实。公文重在实用，指导工作。因而在语言运用上还应力求朴实无华，要直陈其事，不要拐弯抹角，含蓄隐讳，故弄玄虚；也不要刻意藻饰、渲染、铺陈。否则，往往会适得其反。

　　(5)生动。指公文的语言虽然讲究朴实无华，但也不能失之平淡，要尽可能运用一些形象化的词语，借用一些现代汉语的修辞手法，如排比、层递、比喻、夸张等，但要注意有些修辞手法不宜使用，如双关、借代、象征等。

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